Cerrar una venta no es fácil! Y menos en negociaciones b2b! Pero con la información adecuada y cierta perspectiva, podemos mejorar los resultados.

Los informes, junto con la disciplina de sacarlos, compartirlos, analizarlos y tomar medidas, son clave para ayudarnos a aumentar la cifra de venta.

Los informes de ventas son básicos para gestionar el liderazgo, ya que ofrecen una visión panorámica de la cifra de negocio y del nivel de actividad del equipo. En definitiva, una visión instantánea del departamento comercial que ayuda a detectar problemas y ayuda a vender mejor.

Los indicadores más importantes son:

  • Acciones realizadas, por tipología (llamadas de presentación, emails, llamadas de seguimiento, etc.)
  • Acciones de apertura. Es decir, acciones específicas de primer contacto. Ya sea mediante seguimiento en redes sociales, mediante llamadas de presentación, etc.
  • Oportunidades generadas (leads).
  • Cifra de venta en una determinada etapa del embudo. Por ejemplo, cuántas “propuestas presentadas” tenemos.
  • Ventas convertidas en un periodo de tiempo determinado: ganadas-perdidas.
  • Tiempo de conversión: cuánto tiempo tardamos en ganar o perder las oportunidades comerciales. Este indicador nos dará mucha luz entorno al rendimiento y eficiencia del proceso de venta, tanto desde un punto de vista particular, como de equipo.

Una vez que tenemos claros los indicadores básicos que queremos seguir exhaustivamente, pasaremos a valorar la periodicidad con la que le pedimos cada informe al CRM.  Los informes que solicitamos al sistema nos tienen que servir para sacar conclusiones y planificar acciones.

Dependerá de cada negocio, pero  habrá indicadores que los analizaremos diariamente de manera ágil y otros semanalmente con un poco más de profundidad. Éstos, normalmente, serán relativos al nivel de actividad, controlando la cantidad y tipología de acciones que está llevando a cabo el equipo.

Si los análisis comerciales los basamos exclusivamente en datos de facturación y objetivos, podemos generar un proceso de frustración continua en el equipo.

Es importante mesurar el nivel de actividad comercial necesario para conseguir la cifra de venta que queremos, sólo así estaremos enfocados a gestionar nuestro día a día por tareas. Si hemos calculado bien qué tenemos que hacer para vender, los resultados vendrán solos.

Mensualmente analizaremos los datos relativos a la conversión de oportunidades. Es decir, qué hemos facturado en un periodo determinado de tiempo y qué no hemos facturado (es importante analizar por qué hemos perdido determinadas oportunidades de venta!).  Esto nos ofrecerá una perspectiva estacional, nos facilitará la planificación de acciones estratégicas de calado estructural en el equipo y mejorará nuestra estrategia de alineación con el equipo de marketing.

Lo importante es generar este tipo de información de manera fácil de entender. El CRM debe ofrecer una herramienta de informes que nos permita acceder a los indicadores básicos de manera fácil y según los periodos que queramos analizar: diario, semanal, mensual, trimestral y anual.

3 claves marcarán el éxito en el análisis de indicadores:

  • generación fácil de los informes.
  • disciplina a la hora de parar motores y tomarse con calma un tiempo determinado para el análisis de informes comerciales.
  • analizar bien poca información. Menos es más. Qué actividad se genera, qué actividad se completa, qué cifra de ventas se gana y qué cifra de ventas se pierde.

Cuando ya tengamos esta disciplina bien asimilada ya podremos pasar a un segundo nivel de análisis.

Xavier Framis